Urząd Gminy Góra Świętej Małgorzaty

Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 7/2016 Kierownika
Samorządowej Administracji Placówek Oświatowych
w Górze Świętej Małgorzaty z dnia 30 grudnia 2016r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY 
SAMORZĄDOWEJ ADMINISTRACJI PLACÓWEK OŚWIATOWYCH
W GÓRZE ŚWIĘTEJ MAŁGORZATY

Rozdział I  Postanowienia ogólne
§ 1. Regulamin organizacyjny Samorządowej Administracji Placówek Oświatowych (SAPO) w Górze Świętej Małgorzaty określa:
1)    zakres działania i zadania SAPO w Górze Świętej Małgorzaty,
2)    organizację SAPO,
3)    zasady funkcjonowania SAPO,
4)    zakresy zadań poszczególnych pracowników SAPO.
§ 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1)    Zespole – należy przez to rozumieć Samorządową Administrację Placówek Oświatowych w Górze Świętej Małgorzaty,
2)    Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Góra Świętej Małgorzaty,
3)    Wójcie – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Góra Świętej Małgorzaty.
§ 3. Samorządowa Administracja Placówek Oświatowych w Górze Świętej Małgorzaty działa na podstawie:
1)    Uchwały Nr 127/XIX/2016 Rady Gminy Góra Świętej Małgorzaty z dnia 28 listopada 2016r. w sprawie organizacji wspólnej obsługi organizacyjnej, administracyjnej i finansowej jednostek organizacyjnych prowadzonych przez Gminę Góra Świętej Małgorzaty,
2)    ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016r. poz. 446 ze zm.),
3)    ustawy z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2015r. poz. 2156 ze zm.),
4)    ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 885 ze zm.),
5)    ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013r. poz. 330 ze zm.),
6)    ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016r. poz. 902),
7)    innych aktów prawnych obowiązujących pracowników i jednostki budżetowe oraz określające zadania gmin w sprawach oświatowych.
Rozdział II  Zasady funkcjonowania SAPO
§ 4. 1. Samorządowa Administracja Placówek Oświatowych w Górze Świętej Małgorzaty jest jednostką organizacyjną Gminy Góra Świętej Małgorzaty działającą w formie jednostki budżetowej.
2. Zespół prowadzi gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych.
3. Podstawą gospodarki finansowej Zespołu jest roczny plan dochodów i wydatków zwany planem finansowym.
§ 5. SAPO działa w oparciu o następujące zasady:
1)    praworządności,
2)    służebności wobec społeczności lokalnej,
3)    racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4)    jednoosobowego kierownictwa,
5)    planowania pracy,
6)    podziału zadań, kompetencji oraz wzajemnego współdziałania.
§ 6. Zespół przy wykonywaniu powierzonych zadań ustala i stosuje czytelne, jednoznaczne procedury, zapewnia terminową profesjonalną realizację usług.
Rozdział III  Zakres działania SAPO
§ 7. SAPO w Górze Świętej Małgorzaty realizuje zadania określone w statucie stanowiącym załącznik do Uchwały Nr 127/XIX/2016 Rady Gminy Góra Świętej Małgorzaty z dnia 28 listopada 2016r.
§ 8. 1. Zespół prowadzi wspólną obsługę organizacyjną, administracyjną, finansową i całość zadań w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości dla następujących jednostek obsługiwanych:
1)    Gimnazjum w Nowym Gaju,
2)    Szkoła Podstawowa im. Jana Pawła II w Górze Św. Małgorzaty,
3)    Szkoła Podstawowa w Sługach,
4)    Gminne Przedszkole w Górze Św. Małgorzaty.
2. SAPO współdziała z dyrektorami jednostek obsługiwanych przy realizacji zadań statutowych, 
w szczególności przy realizacji zadań dotyczących prowadzenia wspólnej obsługi organizacyjnej, administracyjnej, finansowej i całości zadań w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości.
3. SAPO przy prowadzeniu wspólnej obsługi dla jednostek obsługiwanych nie może naruszać autonomii obsługiwanych jednostek ani kompetencji dyrektorów tych jednostek w granicach ustalonych przepisami prawa, w tym kompetencji dyrektorów do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie. 
§ 9. 1. SAPO ma prawo żądania od jednostek obsługiwanych informacji oraz wglądu w dokumentację 
w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań w ramach wspólnej obsługi tych jednostek.
2. Jednostki obsługiwane mają prawo żądania od SAPO informacji oraz wglądu w dokumentację w zakresie zadań wykonywanych przez jednostkę obsługującą w ramach wspólnej obsługi.
§ 10. SAPO jest uprawnione do przetwarzania danych osobowych przez jednostki obsługiwane w zakresie i celu niezbędnym do wykonywania zadań w ramach wspólnej obsługi tych jednostek.
Rozdział IV  Struktura organizacyjna SAPO
§ 11. W skład SAPO wchodzą następujące stanowiska pracy: 
1)    Kierownik – 1 etat,
2)    Główny Księgowy – 1 etat,
3)    Samodzielne stanowisko ds. księgowości i płac – 1 etat,
4)    Samodzielne stanowisko ds. administracyjno – kadrowych – 1etat,
5)    Kierowca autobusu – 1 etat.
§ 12. 1. Pracami Zespołu kieruje Kierownik, który reprezentuje go na zewnątrz.
2. W razie nieobecności Kierownika bieżącą działalnością Zespołu w zakresie organizacji pracy kieruje Główny Księgowy.
3. Zwierzchnikiem służbowym Kierownika jest Wójt Gminy Góra Świetej Małgorzaty, który nawiązuje i rozwiązuje z nim stosunek pracy.
4. Kierownik oraz pracownicy Zespołu przy wykonywaniu swoich obowiązków i zadań działają na podstawie i w granicach prawa, i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.
5. Samorządowa Administracja Placówek Oświatowych w Górze Świętej Małgorzaty pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.30 do 15.30.
6. Strukturę organizacyjną SAPO określa schemat organizacyjny stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu.
Rozdział V  Zadania Kierownika, Głównego Księgowego i poszczególnych pracowników
§ 13. Do podstawowych obowiązków Kierownika należy:
1)    kierowanie, organizowanie i koordynowanie pracy SAPO,
2)    sprawowanie bieżącego nadzoru nad wykonywaniem zadań SAPO,
3)    sprawowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w zakresie powierzonych obowiązków,
4)    wydawanie zarządzeń i upoważnień regulujących pracę SAPO,
5)    dokonywanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec pracowników SAPO,
6)    ustalanie zakresów obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień dla poszczególnych stanowisk,
7)    nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników terminowości załatwiania spraw, dyscypliny pracy, dbałość o powierzony sprzęt i wyposażenie,
8)    dokonywanie okresowych ocen kwalifikacyjnych podległych pracowników,
9)    racjonalne gospodarowanie funduszami i składnikami majątkowymi pozostającymi w dyspozycji SAPO,
10)     przekazywanie Wójtowi Gminy Góra Świętej Małgorzaty informacji o stanie realizacji zadań oświatowych za poprzedni rok szkolny, w tym o wynikach sprawdzianów i egzaminów,
11)     przygotowywanie projektów planu sieci publicznych szkół i przedszkoli oraz granic obwodów szkół,
12)     realizowanie zadań związanych z zakładaniem, prowadzeniem, przekształcaniem i likwidacją placówek oświatowych,
13)     przygotowywanie materiałów do oceny pracy dyrektorów placówek oświatowych,
14)     zlecanie dyrektorom placówek oświatowych, dla których organem prowadzącym jest Gmina Góra Świętej Małgorzaty wyjazdów służbowych na terenie kraju i podpisywanie ich delegacji,
15)     tworzenie koncepcji bieżącej (w aktualnych warunkach) działalności systemu oświaty gminnej,
16)     organizowanie, koordynowanie i nadzorowanie wspólnej obsługi jednostek obsługiwanych,
17)     weryfikacja projektów organizacyjnych placówek oświatowych pod kątem zgodności 
z obowiązującymi przepisami prawa i zabezpieczenia środków finansowych,
18)     prowadzenie spraw związanych z przeprowadzeniem konkursu i przedłużeniem powierzenia 
na stanowisko dyrektora jednostki obsługiwanej,
19)     zapewnienie pracownikom Zespołu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy,
20)     wykonywanie innych zadań zastrzeżonych do kompetencji Kierownika przepisami ustaw, uchwałami Rady Gminy Góra Świętej Małgorzaty, na podstawie upoważnień Wójta.
§ 14. 1. Główny Księgowy odpowiada za prawidłową gospodarkę finansową SAPO i jednostek obsługiwanych. 
      2. Do podstawowego zakresu obowiązków i odpowiedzialności Głównego Księgowego należy:
1)    wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,
2)    prowadzenie ksiąg rachunkowych w zakresie dochodów, wydatków i zaangażowania zgodnie 
z obowiązującymi przepisami,
3)    bieżące dekretowanie i księgowanie dokumentów,
4)    comiesięczne uzgadnianie sald kont bankowych, kont kasy, sald kont rozrachunkowych, sporządzanie dziennika zestawień obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych w postaci wydruków komputerowych,
5)    uzgadnianie na koniec roku obrachunkowego sald kont środków trwałych, pozostałych środków trwałych, materiałów z ewidencją analityczną,
6)    sporządzanie zestawienia obrotów i sald kont analitycznych po zakończeniu roku obrotowego,
7)    przygotowywanie danych dla sporządzenia miesięcznych, kwartalnych, półrocznych i rocznych sprawozdań o dochodach i wydatkach jednostek,
8)    sporządzanie miesięcznych, kwartalnych, półrocznych i rocznych sprawozdań o dochodach jednostek budżetowych i o wydatkach jednostek,
9)    sporządzanie opisowych sprawozdań półrocznych i rocznych z wykonania budżetu jednostek, 
10)     sporządzanie sprawozdań o środkach trwałych i pozostałych środkach trwałych jednostek,
11)     sporządzanie sprawozdań finansowych jednostek,
12)     prowadzenie rejestrów VAT dla placówek oświatowych,
13)     rozliczanie inwentaryzacji składników majątkowych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości,
14)     kierowanie rachunkowością jednostek,
15)     dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, 
16)     dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,
17)     przestrzeganie dyscypliny finansowej i dokonywanie stosownych zmian w budżecie jednostek,
18)     kontrolowanie terminowości załatwianych spraw z zakresu działania księgowości,
19)     udzielanie jednostkom wytycznych w sprawie zasad realizacji planu wydatków budżetowych,
20)     pomoc przy opracowywaniu projektu budżetu jednostek,
21)     opracowywanie projektów zarządzeń kierownika dotyczących spraw finansowych,
22)     wykonywanie innych prac zleconych przez kierownika, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi.
3. Pracownik podlega służbowo Kierownikowi SAPO, odpowiedzialny jest za realizację swoich zadań zgodnie z przepisami prawa.
4. Główny Księgowy zastępuje w czasie nieobecności w pracy pracownika na samodzielnym stanowisku ds. księgowości i płac.
§ 15. 1. Do podstawowych obowiązków pracownika na samodzielnym stanowisku ds. księgowości i płac należy:
1)    sporządzanie list płac oraz list wypłat wynagrodzeń,
2)    rozliczanie średniego wynagrodzenia nauczycieli do sprawozdania o średniorocznym wynagrodzeniu nauczycieli,
3)    pobieranie zaliczek na podatek dochodowy oraz ich odprowadzanie do Urzędu Skarbowego,
4)    sporządzanie deklaracji PIT,
5)    dokonywanie naliczenia i wypłat świadczeń z ZUS, 
6)    sporządzanie deklaracji rozliczeniowej z ZUS oraz odprowadzanie składek,
7)    dokonywanie zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników oraz dokonywanie zmian, wyrejestrowań z ubezpieczeń,
8)    dokonywanie zgłoszeń danych oraz ich zmian o członkach rodziny,
9)    dokonywanie zgłoszenia i wyrejestrowania płatnika składek, 
10)     prowadzenie kart zasiłkowych, 
11)     sporządzenie wniosków emerytalnych i rentowych,
12)     prowadzenie kart wynagrodzeń, 
13)     wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu,
14)     obsługa księgowa funduszu świadczeń socjalnych SAPO i jednostek obsługiwanych,
15)     prowadzenie spraw w zakresie wyposażenia szkół w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe z dotacji celowej,
16)     prowadzenie wewnętrznych rejestrów,
17)     obsługa spraw związanych z naliczaniem kosztów wychowania przedszkolnego pokrywanych przez gminy zgodnie z art. 79a ustawy o systemie oświaty,
18)     obsługa spraw związanych z dofinansowaniem kosztów kształcenia młodocianych pracowników,
19)     inne czynności zlecone przez przełożonych,
2. Pracownik podlega służbowo Głównemu Księgowemu, odpowiedzialny jest za realizację swoich zadań zgodnie z przepisami prawa.
3. Pracownik na samodzielnym stanowisku ds. księgowości i płac zastępuje w czasie nieobecności w pracy Głównego Księgowego i pracownika ds. administracyjno – kadrowych.
§ 16. 1. Do podstawowych obowiązków pracownika na samodzielnym stanowisku ds. administracyjno - kadrowych należy:
1)    prowadzenie kancelarii ogólnej,
2)    przeprowadzanie inwentaryzacji majątku Zespołu, 
3)    prowadzenie gospodarki składnikami majątku ruchomego,
4)    sporządzanie sprawozdań statystycznych,
5)    prowadzenie spraw kadrowych pracowników zatrudnionych w Zespole oraz dyrektorów jednostek obsługiwanych,
6)    prowadzenie ewidencji czasu pracy, urlopów wypoczynkowych, bezpłatnych,
7)    wystawianie pracownikom skierowań na badania wstępne, okresowe, kontrolne z zakresu bhp,
8)    sporządzanie wniosków o wypłatę odpraw i nagród jubileuszowych, 
9)    prowadzenie bazy danych Systemu Informacji Oświatowej we współpracy z placówkami oświatowymi,
10)     prowadzenie archiwum, 
11)     sporządzanie dokumentacji związanej z działalnością socjalną SAPO,
12)     prowadzenie kartotek pożyczek mieszkaniowych z ZFŚS,
13)     prowadzenie spraw związanych z dowożeniem uczniów do szkół,
14)     prowadzenie spraw związanych z awansem zawodowym nauczycieli,
15)     prowadzenie spraw w zakresie kontroli obowiązku nauki,
16)     prowadzenie spraw dotyczących pomocy materialnej dla uczniów o charakterze socjalnym,
17)     prowadzenie spraw związanych z zamówieniami publicznymi,
18)     zaopatrywanie pracowników w materiały biurowe, znaczki pocztowe, pieczątki, środki czystości, gospodarka drukami, itp.,
19)     przygotowywanie pobrań gotówkowych w postaci zestawionych rachunków i faktur, delegacji, 
                                                                                                                                                                                                                                                                           
20)     wystawianie not księgowych i not korygujących,
21)     opisywanie faktur i sprawdzanie ich pod względem poprawności danych,
22)     prowadzenie kasy zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym przechowywanie i zabezpieczanie gotówki i innych walorów (czeków),
23)     sporządzanie raportów kasowych,
24)     prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania,
25)     odbieranie wyciągów bankowych,
26)     sporządzanie przelewów.
2. Pracownik podlega służbowo Głównemu Księgowemu, odpowiedzialny jest za realizację swoich zadań zgodnie z przepisami prawa.
§ 17. 1. Do podstawowych obowiązków pracownika na stanowisku kierowca autobusu należy:
1)    dowożenie uczniów do szkół według określonych tras,
2)    przygotowywanie autobusu do pracy (utrzymanie czystości, przeglądy, drobne naprawy),
3)    pomoc w sprawowaniu nadzoru i opieki nad dziećmi dowożonymi,
4)    systematyczne tankowanie autobusu na stacjach paliw, załatwianie spraw zleconych i zakupów 
na potrzeby SAPO,
5)    systematyczne rozliczanie kart drogowych,
6)    w uzgodnieniu z Kierownikiem SAPO przewóz dzieci na zajęcia pozaszkolne związane z procesem dydaktycznym szkół (basen, kino, teatr, zawody sportowe, itp.)
2. Pracownik podlega służbowo Kierownikowi Zespołu, odpowiedzialny jest za realizację swoich zadań zgodnie z przepisami prawa.
Rozdział VI  Obieg dokumentów
§ 18. Postępowanie kancelaryjne i zasady obiegu dokumentów w SAPO określa Instrukcja Kancelaryjna stanowiąca załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 2/2014 Kierownika Samorządowej Administracji Placówek Oświatowych w Górze Św. Małgorzaty z dnia 31 marca 2014 roku, Zatwierdzona przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Płocku.
§ 19. 1. W SAPO stosuje się Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt stanowiący załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 2/2014 Kierownika Samorządowej Administracji Placówek Oświatowych w Górze Św. Małgorzaty z dnia 31 marca 2014 roku.
2. W SAPO stosuje się Instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt stanowiącą załącznik nr 3 do Zarządzenia Nr 2/2014 Kierownika Samorządowej Administracji Placówek Oświatowych w Górze Św. Małgorzaty z dnia 31 marca 2014 roku.
Rozdział VII  Zasady podpisywania pism i dokumentów
§ 20. Kierownik SAPO podpisuje:
1)    pisma i dokumenty zawierające oświadczenia powodujące powstanie, zmianę lub wygaśnięcie praw i obowiązków majątkowych,
2)    dokumenty związane z wykonywaniem funkcji zwierzchnika służbowego w stosunku 
do pracowników,
3)    zarządzenia i regulaminy wewnętrzne,
4)    pisma kierowane do organu prowadzącego, Samorządowego Kolegium Odwoławczego, Regionalnej Izby Obrachunkowej, sądu, prokuratury, instytucji współpracujących z SAPO.
§ 21. Pracownicy przygotowują pisma o charakterze przygotowawczym, techniczno-kancelaryjnym.
Rozdział VIII  Zasady zamawiania, używania i przechowywania pieczęci urzędowych
§ 22. 1. Do składania zamówień na pieczęcie urzędowe i pieczęcie imienne upoważniony jest Kierownik SAPO.
2. Wnioski o pieczęcie należy kierować do Kierownika, który dokonuje weryfikacji treści zamawianych pieczęci pod kątem zgodności z instrukcją kancelaryjną. Zlecenie podpisuje Kierownik.
3. Wykonane pieczęcie rejestrowane są w Rejestrze pieczęci urzędowych.
4. Pracownik, z którym rozwiązana została umowa o pracę jest zobowiązany rozliczyć się z pobranych pieczęci.
5. Pracownicy SAPO pieczęcie urzędowe oraz pieczątki imienne przechowują zabezpieczone w szafie lub w szufladzie zamkniętej na klucz.
6. Pieczęcie i stemple całkowicie zużyte lub zniszczone, zdezaktualizowane i zbędne podlegają komisyjnemu protokólarnemu zniszczeniu.
Rozdział IX  Zasady załatwiania skarg i wniosków
§ 23. Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywateli określa ustawa z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego.
§ 24. Kierownik przyjmuje interesantów w sprawie skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy SAPO w Górze Świętej Małgorzaty.
§ 25. Skargę na pracowników SAPO rozpatruje Kierownik, a na Kierownika Rada Gminy Góra Świętej Małgorzaty.
Rozdział X  Zasady przekazywania stanowiska pracy w związku z rozwiązaniem stosunku pracy
§ 26. 1. W przypadku rozwiązania stosunku pracy pracownik ma obowiązek protokolarnie przekazać stanowisko pracy.
2. Kopie protokołu należy przechowywać w aktach osobowych przyjmującego stanowisko i zdającego.
3. Protokół przekazania sporządzony w dwóch egzemplarzach winien zawierać:
1)    wykaz aktów (dokumentów) stanowiska pracy,
2)    spis spraw będących w toku załatwienia,
3)    spis powierzonego mienia,
4)    podpisy zdającego stanowisko pracy i przyjmującego.
Rozdział XI  Postanowienia końcowe
§ 27. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy Kodeksu Pracy i innych rozwiązań szczegółowych.
§ 28. Zmiany w Regulaminie mogą być dokonywane w trybie przewidzianym dla jego nadania.